Empieza la semana y llegas al trabajo con la agenda debajo del brazo pensando que tienes que llamar a un cliente para comentar un presupuesto, tienes que entregar una propuesta y además tienes varios post it en la mesa con recados urgentes de última hora cuando de repente entra un email para hacer un trabajo urgente, como puede ser un fallo en una actualización, enviar un mailing a clientes con una promoción, que necesita subir nuevos productos a la tienda online….etc.

Organizar el flujo de trabajo

Solamente dispones de unas horas al día para trabajar, por lo tanto debes organizar las tareas conociendo el tiempo que requiere su dedicación y ser razonable con los plazos de entrega. Teniendo en cuenta que pueden llegar imprevistos de última hora, recados urgentes que necesitan su atención o que una tarea de repente se vuelva más difícil de lo esperado y te quedes atrapado en ella más tiempo del que habías previsto.

Para organizar bien siempre debemos tener delante el planing con todas las tareas y las acciones necesarias para que se pueda desarrollar. Pues en ocasiones no depende solamente de una persona, sino que es un equipo completo el que debe coordinarse para sacar adelante este trabajo.

¿Quién debe organizar este flujo de trabajo? Puede que seas una gran empresa, o puede que seas una floristería de barrio y pienses que esto no va contigo. 

Hoy en día existen una gran cantidad de herramientas que te permiten crear un flujo, https://www.wrike.com/es/ por ejemplo es una app donde tienes lo necesario para el día a día.

Para una floristería por ejemplo las tareas que debería anotar son

1 Nueva campaña para el día de la Madre

1.1. Aprobar diseños para los folletos y carteles

1.2. Preparar mailing para clientes

1.3. Hablar con la imprenta para el presupuesto

1.4. Avisar a proveedor para duplicar pedido la semana previa

2 Revisar stock y hacer pedido

3 Publicar trabajos realizados los últimos días en facebook

Organizarse bien significa que al final del día tengas la mayoría de estas tareas terminadas, teniendo en cuenta que llegan clientes con nuevos pedidos, clientes del día a los que hay que atender en la tienda, o llamadas de teléfono con imprevistos. En algunas de las tareas vemos que depende de otras personas, como en el punto 1.1. que contará con un diseñador para la elaboración de la campaña. Por lo que la comunicación con todos los profesionales implicados debe ser fluida.

Además, muchas empresas tienen la posibilidad de introducir nuevas herramientas muy potentes para sincronizar todas las tareas de cada uno de los equipos y supervisar los plazos y la productividad de cada grupo. Como puede ser la integración de un módulo CRM al ERP actual de la empresa.

Planificación del trabajo

Cada persona y cada empresa se planifica de diferente forma. Pero cuando se trata de un equipo se debe encontrar un punto en común.

Slack | Wunderlist | Whatsapp | Email | Dropbox

Todavía hay personas y empresas que usan continuamente el email para la comunicación de tarea. Lo ideal es que cada uno use la que prefiera pero luego personalmente tengas la posibilidad de sincronizar. Por ejemplo, nosotros usamos Wunderlist y esto se sincroniza con la mayoría de clientes. Pero, muchas tareas y comentarios llegan por whatsapp, por email, por slack y nosotros debemos añadir las tareas manualmente en wunderlist donde está todo el flujo de trabajo.

Lo ideal es comenzar el día y abrir la aplicación para ver todas las tareas que están pendientes de un solo vistazo.

Y gracias a esta herramienta se sincroniza con otras personas y se añaden tareas para la organización del trabajo. Si necesitas actualizar un precio de la tienda online, se añade la tarea y queda programada en el listado pendiente de completar. También envía un aviso a los integrantes del grupo con la comunicación de que la tarea ha sido completada, o que se ha añadido un comentario para responder y avanzar.

¿Cómo te organizas? Muchas empresas siguen utilizando sistemas que consideramos obsoletos, como outlook o excel. Con las herramientas que tenemos hoy en día, estos programas no son los mejores para organizar la productividad. Y es que suele pasar que las grandes empresas les cuesta mucho más la adaptación a los nuevos modelos de planificación de trabajo.

Conclusión

Si te ayudas de la programación automática, puedes soltar bastantes tareas diarias que no requieren de tu atención. Este post por ejemplo lo pude escribir en el mes de Abril del 2018 y se publica justo hoy que estamos en Junio. Solo tengo que hacer algunos retoques y queda todo programado dentro de un planing. Esta opción te la deja hacer la gran mayoría de herramientas con las que trabajas en un Plan de Marketing. No necesitas estar delante del ordenador o tener nada en el movil instalado para que se publique.

Crear un buen flujo de trabajo te permitirá dar soporte a las tareas urgentes y a los imprevistos que tengas para no sentir ese típico agobio de no disponer de tiempo para cumplir con los plazos.

Y sobre todo, lo que es más importante, nunca se te podrá olvidar hacer una tarea, que un cliente te llame para preguntar por ella y que la hubieras olvidado totalmente.